Wie Sie Ihre Unternehmensführung vom Wert technischer Kommunikation überzeugen

Sie sind technischer Redakteur? Dann ist es Zeit, dass Sie Ihren Geltungsanspruch erhöhen. Und zwar beträchtlich. Bisher hat der Bereich der technischen Kommunikation ein recht isoliertes Dasein gefristet und die Domäne der Produktentwicklung nur selten verlassen. Doch da die Bedeutung von technischem Content immer weiter steigt, müssen wir dieser Isolation ein Ende setzen. Im Content-Zeitalter spielen technische Redakteure eine wichtige Rolle beim Aufbau von Kundenbeziehungen. Und die Tatsache, dass sie damit entscheidend zur Umsatzsteigerung beitragen, macht technische Redakteure zu attraktiven Partnern für die Marketingabteilung.

Während Marketing-Verantwortliche oft kaum mit dem Erstellen von Content hinterherkommen, produzieren technische Redakteure relevante Inhalte oft en masse. Dieser Umstand allein spricht schon für eine fruchtbare Beziehung. (Ein Beispiel für eine gelungene Kooperation zwischen den beiden Bereichen bietet Citrix, ein führender Innovator für mobile Arbeitsplätze, der die technischen Redakteure vor Kurzem vom Product Development in die Marketing-Abteilung verlagert hat.) Doch damit eine solche Zusammenarbeit wirklich funktioniert und Sie sich als technischer Redakteur nachhaltig neu positionieren, müssen Sie nicht nur Ihre Arbeitsweise ändern, sondern auch Ihre strategische Rolle im Unternehmen neu definieren.

In diesem Sinne sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Was bedeutet eine Angleichung von Marketing- und TechKomm-Teams im Einzelnen?
  • Was trägt das jeweilige Team zur Customer Experience bei? Was ist der gemeinsame Nenner dieser Ergebnisse?
  • Wie definieren Sie jeweils Erfolg? Wie lassen sich Erfolge gemeinsam mit dem Marketingteam bestimmen?
  • Da Marketingmaterial und technische Dokumente hinsichtlich Sprachstil und Messaging konsistent sein sollten: Welche Botschaften und welche „Sprache“ teilen Sie mit dem Marketingteam?

Sich über diese Fragen Gedanken zu machen, ist zugleich eine gute Vorbereitung, um Ihre Unternehmensführung vom Wert technischer Kommunikation zu überzeugen. Um die nötige Aufmerksamkeit zu gewinnen, müssen Sie Dinge ansprechen, die bei Führungskräften auf Resonanz stoßen. So sollten Sie sich zum Beispiel über die wichtigsten Wachstumsinitiativen informieren und Führungskräften verdeutlichen, wie Sie diese Initiativen vorantreiben können. Finden Sie heraus, was beim Aufbau von Kundenbeziehungen am wichtigsten ist, und erklären Sie Ihren Managern, inwiefern Sie direkten Einfluss auf den Umsatz des Unternehmens ausüben.

Wenn Sie mit Führungskräften sprechen, können Sie in den meisten Fällen davon ausgehen, dass diese nicht wissen, welche Bedeutung technische Redakteure für das Unternehmen oder für Kunden haben. Um auf offene Ohren zu treffen, müssen Sie deshalb an die Interessen Ihres Gegenübers anknüpfen. Wie Sie unten in der ersten Tabelle sehen, unterscheiden sich die Interessen der Unternehmensführung von den Belangen, die für Ihre eigene Arbeit relevant sind. Und genau hier liegt der Knackpunkt: Sie müssen das Unternehmen als Einheit betrachten und Ihren Managern zeigen, wo und wie Sie ins große Ganze hineinpassen.

Wenn eine der Wachstumsstrategien Ihres Unternehmens darin besteht, die Kundenzufriedenheit zu steigern, dann sollten Sie Erhebungen vorbringen, die belegen, wie die Qualität der technischen Kommunikation die Wahrnehmung von Kunden beeinflusst.

Zwar mag es sein, dass Ihre Manager keinen gesonderten Wert auf die Content-Qualität an sich legen, doch sobald Sie im Namen Ihrer Kunden sprechen, werden sie Ihnen zuhören.

Was Ihnen wichtig ist:

  • Bessere Einhaltung des Styleguides
  • Unschöne Sprache beseitigen
    (z. B. Passivkonstruktionen)
  • Für mehr Konsistenz sorgen
  • Korrekte Terminologie verwenden
  • Übersetzbarkeit erhöhen, um Zeit und Kosten zu reduzieren
  • Aufwand für Autoren und Lektoren verringern
  • Auffindbarkeit steigern, um Supportkosten zu senken
  • Wörter und Sätze vereinfachen, um Lesbarkeit zu erhöhen
  • Unterstützende Content-Strategie in Abstimmung mit den Zielen der Organisation
Was der Unternehmensführung wichtig ist:

  • Umsatz steigern
  • Customer Experience verbessern
  • Qualitativ hochwertige Interaktionen bei jedem Berührungspunkt
  • Kundenzufriedenheit steigern
  • Expansion in neue Märkte
  • Time-to-Market beschleunigen
  • Haftungsrisiken verringern
  • Schnellere Integration erworbener Gesellschaften
  • Kosten einsparen

Wenn Sie verstanden haben, was Ihrer Unternehmensführung wichtig ist, sind Sie einen großen Schritt weiter und können Hilfe anbieten, die für das Unternehmen von klarem Nutzen ist.

Der nächste wichtige Schritt ist, Ihr Angebot mit konkreten Beispielen aus Ihrer Tätigkeit als technischer Redakteur zu veranschaulichen – siehe die Tabelle unten. Diesmal führen wir zunächst die Punkte auf, die Ihren Managern wichtig sind. So können Sie zum Beispiel eine geografische Expansionen fördern – durch präziseren Content, ein zügigeres Lektorat und schnellere Übersetzungen. Und Sie können die Customer Experience verbessern, indem Sie für konsistentere Berührungspunkte sorgen.

Was Sie bieten sollten:

  • Bessere Customer Experience
  • Besserer Kundensupport
  • Größere Kundenzufriedenheit
  • Geografische Expansion
  • Beschleunigte Time-to-market
  • Niedrigeres Haftungsrisiko
  • Niedrigere Kosten/höhere Produktivität
Unterstützende Argumente:

  • Konsistentere Berührungspunkte
  • Bessere Auffindbarkeit & leichteres Verständnis
  • Höhere Content-Qualität: verständlicher & konsistenter
  • Niedrigere Übersetzungskosten
  • Zügigeres Lektorat & schnellere Übersetzung
  • Präziserer Content
  • Weniger Arbeit für Lektoren und Übersetzer

Auch Ihre Ergebnisse sollten Sie so präsentieren, dass die Unternehmensführung etwas mit ihnen anfangen kann. Grundsätzlich ist es eine gute Idee, Manager und Kollegen aus der gesamten Organisation danach zu fragen, welche Art von Kennzahlen sie nützlich finden und warum. Da Statistiken über das Ausmaß Ihres Workloads auf taube Ohren stoßen werden, sollten Sie Ihre Daten auf die Ziele des Unternehmens ausrichten.

So nicht:

  • Wie viele Wörter Sie schreiben
  • Wie viele Seiten Sie veröffentlichen
  • Wie oft Texte umgeschrieben werden
  • Wie viele Veröffentlichungen Sie unterstützen
  • Wie viel mehr Sie im Vergleich zu früher arbeiten
Sondern so:

  • Kundenzufriedenheit
  • Kundenumfragen
  • Customer Engagement (z. B. Seitenaufrufe, Verweildauer)
  • Vergleiche zu Benchmarks der Branche
  • Wie Sie Unternehmensziele noch besser umsetzen können

Wenn Sie das Gespräch mit der Unternehmensführung in diese Richtung lenken, können Sie direkt beeinflussen, wie technischer Content in Ihrer Organisation künftig wahrgenommen wird.

Die Ziele Ihres Unternehmens sind immer auch Ihre eigenen. Und als technische Redakteure verfügen Sie mit Ihren Fähigkeiten und Ideen über die besten Voraussetzungen, um zum Erreichen dieser Ziele beizutragen.