Wie VMware Herausforderungen bei der Content-Skalierung bewältigt

Wenn Unternehmen die Content-Erstellung skalieren, gibt es mehrere Hürden zu bewältigen. Unter anderem muss sichergestellt werden, dass Qualität und Konsistenz bewahrt bleiben. Für VMware war dies eine große Herausforderung. Der Anbieter von Virtualisierungs- und Cloud-Infrastrukturlösungen beschäftigt über 120 technische Redakteure, die mehr als 400 Releases pro Jahr unterstützen. Um die Qualität und Konsistenz des Contents zu erhalten, musste das Unternehmen die Art und Weise der Content-Erstellung überdenken.

Nötige Veränderungen

In der Vergangenheit waren bei VMware 5 Redakteure dafür verantwortlich, alle technischen Inhalte zu prüfen. Doch die enormen Mengen an technischer Dokumentation, die das Unternehmen produziert, waren irgendwann nicht mehr zu bewältigen. Laura Bellamy, Director of Content Strategy and Operations bei VMware, stellte fest: Die Redakteure des Unternehmens prüften weniger als 1 Prozent der erstellten Dokumentation.

Die Situation wurde auch dadurch verschärft, dass die Redaktion häufigen personellen Veränderung ausgesetzt war. Redakteure kamen und gingen. Durch Firmenübernahmen kamen häufig neue Autoren hinzu. Außerdem arbeitete VMware bei vielen Projekten mit externen Dienstleistern zusammen.

Die Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter war nicht nur zeitaufwändig, sondern stellte auch ein geschäftliches Risiko dar. VMware hatte die Release-Zyklen von 6 Wochen auf durchschnittlich 2 Wochen gekürzt. Gelegentlich gibt es bei VMware sogar Produkte, die zweimal täglich bereitgestellt werden. Um mit diesen Zyklen Schritt zu halten, musste das Unternehmen Redaktionsprozesse anpassen.

Darüber hinaus waren die bestehenden Prozesse nicht skalierbar und brachten dem Unternehmen keinen Mehrwert. Es war zum Beispiel nicht möglich, die generelle Content-Qualität im Unternehmen zu beurteilen. Dies änderte sich mit der Einführung von Acrolinx. Acrolinx hilft VMware, das Risiko bei der Content-Erstellung zu minimieren, Ressourcen besser einzusetzen und aktuelle Daten über Content-Prozesse für Business-Entscheidungen zu nutzen.

Unterstützung von Redakteuren und Autoren

Der Versuch, alle Inhalte von VMware von Redakteuren überprüfen zu lassen, war angesichts der Menge des Contents aussichtslos. Mit Acrolinx hat das Unternehmen einen Großteil dieser Arbeit automatisiert. Dies entlastet Redakteure von täglichen, repetitiven Korrekturen. Heute haben die Redakteure bei VMware Zeit, sich auf strategisch wichtigere Aktivitäten wie Taxonomien, Klassifikationen, die Weiterbildung von Autoren und die erfolgreiche Einarbeitung neuer Teammitglieder zu konzentrieren.

Der Einsatz von Acrolinx hat nicht nur effizientere Prozesse, sondern auch beeindruckende Ergebnisse hervorgebracht. 73 Prozent der Acrolinx-Nutzer bei VMware sagen: Der Einsatz der Software hat geholfen, die Qualität der Inhalte zu verbessern. 60 Prozent finden, dass der Einsatz von Acrolinx die Content-Erstellung effizienter gemacht hat.

Acrolinx als Risikomanagement-Tool

Für Laura Bellamy bietet Acrolinx nicht nur redaktionelle Unterstützung, sondern dient auch als Instrument für Risikomanagement. Acrolinx ermöglicht ihr und ihrem Team, Inhalte mit qualitativen Mängeln zu identifizieren und die verantwortlichen Manager zu informieren. Die Automatisierung beschleunigt den Redaktionsprozess und ermöglicht es den Redakteuren, sich auf die relevanten Inhalte zu konzentrieren. Dadurch lassen sich auch Ressourcen sinnvoller einsetzen.

„Es war wirklich hilfreich, unsere Ressourcen für die Verbesserung der Content-Qualität dort einzusetzen, wo sie die größte Wirkung erzeugen“, sagt Bellamy. „Acrolinx stellt sicher, dass wir vor der Veröffentlichung ein Mindestmaß an Qualität erreichen. Und es hilft uns in Situationen, in denen ein Text noch am gleichen Tag veröffentlicht werden muss.“

Datenerhebung, Reporting und Transparenz

Content-Manager haben oft Schwierigkeiten, ihr Budget und den Bedarf an Ressourcen zu rechtfertigen. Geschäftsführer und andere Führungskräfte treffen die entsprechenden Entscheidungen gern auf Basis von Daten, die Content-Manager zur Verfügung stellen müssen. VMware musste die Voraussetzungen schaffen, um Ergebnisse auf Ebene der Geschäftseinheiten messen zu können. Außerdem sollten sich die Daten für das Geschäftsberichtswesen aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten lassen.

Acrolinx Analytics zeigen, dass Content-Teams gute Arbeit leisten – und bereiten so den Weg für zusätzliche Ressourcen und Finanzmittel. Echtzeit-Dashboards mit Daten zu Content-Ergebnissen sorgen für Transparenz und stehen jedem im Unternehmen zur Verfügung. „Wir brauchten einen quantitativen Qualitätsbericht und Echtzeit-Einsichten, anhand derer die Unternehmensführung sofortige Entscheidungen treffen kann“, erklärt Bellamy. Acrolinx erfüllt diesen Anspruch.

Technologie als Strategietreiber

Die Mission von VMware lässt sich zusammenfassen mit: „Enable, Empower, and Enrich“. Durch die Unterstützung von Autoren und die Bereitstellung von Daten, Analysen und Berichten konnte das Unternehmen die Customer Experience verbessern. Acrolinx-Daten ermöglichten es zudem, Content-Strategien auf hohem Niveau voranzutreiben. Dadurch konnte VMware die Content-Erstellung weiterentwickeln und skalieren. Nebenbei profitieren auch der Tone of Voice und die Konsistenz der Marke.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie VMware Acrolinx einsetzt? Unten können Sie sich Laura Bellamys Präsentation auf der Content Connections 2018 anschauen.